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Avant de viser Qualiopi, il faut exister.
La certification n’est pas la première marche. Un organisme qui n’a ni numéro de déclaration d’activité, ni prestation réalisée, ni convention signée n’a rien à présenter à un auditeur, et rien à faire financer.
Cette page remet les six étapes dans l’ordre, avec ce que chacune débloque et ce qu’elle exige. Les deux seules qui se délèguent sont chiffrées plus bas : 900 € HT pour la création de société, 750 € HT pour le dossier de déclaration.
Les quatre autres ne coûtent que votre temps.
Dossier de déclaration d’activité monté et déposé : 750 € HT. Création de société : 900 € HT.
Les deux prix sont publiés plus bas, avec ce qu’ils contiennent.
L’essentiel en quatre points
Le numéro de déclaration d’activité (NDA) n’est pas un agrément. Il s’obtient de droit, sur dossier, dès la première prestation vendue, pas avant.
L’administration ne vous autorise pas à former : elle enregistre que vous formez.
Il faut une première convention ou un premier contrat pour déposer. C’est le blocage n° 1 des créateurs : ils cherchent le numéro pour vendre, alors qu’il faut vendre pour obtenir le numéro.
Qualiopi ouvre l’accès aux fonds publics et mutualisés : OPCO, apprentissage, CPF, France Travail, régions : 59 % du chiffre d’affaires du secteur. Vous pouvez former et facturer sans être certifié ; vous ne pouvez pas être financé.
Une exception, et elle est datée : si vous dispensez pour la première fois une action de formation par apprentissage, vous pouvez être financé pendant six mois sans détenir la certification, à condition de transmettre au financeur, dans les deux mois, la copie du contrat signé avec votre certificateur (article R. 6316-9 du code du travail). Passé six mois sans certificat, plus aucun nouvel engagement avec un financeur.
Le bilan pédagogique et financier est annuel et obligatoire, dès la première année d’activité. C’est lui qui fait exister votre activité aux yeux de l’administration : une déclaration d’activité devient caduque lorsqu’aucune activité de formation n’y est déclarée, et il faut alors redéposer un dossier et repartir comme nouvel organisme, donc sans certification possible entre-temps.
Les six étapes, dans l’ordre
Aucune ne peut être sautée, et l’ordre compte : chacune produit la pièce que la suivante exige.
Étape 1
Choisir la structure
Entreprise individuelle, SASU, SARL, association. Le choix se fait sur le régime social du dirigeant, la TVA et la capacité à recruter, pas sur ce que fait le voisin.
Une association qui distribue des bénéfices déguisés se fait rattraper ; une SASU dont le président n’a pas de rémunération n’ouvre aucun droit.
Étape 2
Immatriculer
Guichet unique, statuts, dépôt de capital, annonce légale, code APE. L’APE qui vous sera attribué doit correspondre à une activité de formation, soit 85.59A soit 85.59B selon le cas.
Un code d’activité incohérent se paie plus tard, à chaque contrôle.
Étape 3
Vendre la première action
Une convention de formation avec une entreprise, ou un contrat de formation avec un particulier. C’est cette pièce qui ouvre le droit à déposer.
Elle doit comporter l’objet, la durée, le prix, les modalités et les dates.
Étape 4
Déposer la déclaration
Dossier auprès de la DREETS de votre région, dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation professionnelle (article R. 6351-1 du code du travail). Pièces : convention, programme, CV du formateur, bulletin n° 3 du casier judiciaire, justificatifs de la structure.
Étape 5
Tenir dès le premier jour
Émargements, programmes, évaluations, règlement intérieur, information préalable des stagiaires. Ce sont exactement les pièces que l’auditeur Qualiopi demandera.
Les produire dès le départ coûte dix minutes par action ; les reconstituer dix-huit mois plus tard coûte des semaines.
Étape 6
Déposer le bilan annuel
Le bilan pédagogique et financier, chaque année, même sans activité. C’est la pièce que la DREETS regarde, et celle par laquelle votre activité existe pour elle.
Ce que je peux faire, et ce que ça coûte
Deux prestations, pas un catalogue. Le reste, vous le faites très bien seul.
Le plus demandé
Lancement Express : déclaration d’activité
750 € HT
Je monte le dossier complet de déclaration : trame de convention conforme, programme aux normes, pièces justificatives, dépôt. Votre dossier part instruisible du premier coup, sans être repris trois fois, et vous repartez avec des trames réutilisables pour vos besoins propres plutôt qu’un dossier jetable.
Le numéro est attribué par la DREETS, pas par moi.
Vous repartez avec : trame de convention, trame de contrat, programme type, modèle d’émargement, modèle d’attestation, règlement intérieur. Cédés au paiement intégral, pour l’usage de votre organisme : vous ne pouvez ni les revendre, ni les diffuser à des tiers, ni les utiliser pour accompagner d’autres organismes (article 11).
Si la structure n’existe pas encore
Création de société
900 € HT
Choix de la forme au regard de votre situation réelle, rédaction des statuts, formalités d’immatriculation, choix du code d’activité. Fait dans la perspective de la formation, pas d’une création générique : le code APE, l’objet social et le régime de TVA sont posés pour ce que vous allez vendre.
Frais compris : annonce légale et dépôt au greffe sont inclus dans les 900 € HT. Reste à votre charge le seul dépôt de capital, qui vous appartient et que vous récupérez.
Prix hors taxes, TVA 20 % en sus. Ces prestations relèvent du conseil : elles ne sont pas finançables par un opérateur de compétences.
Conditions détaillées dans les CGV de conseil.
Si le financement est votre contrainte
Il existe une autre voie, et je préfère vous la dire moi-même plutôt que vous laisser la découvrir après avoir payé.
Formation
Boot Camp Qualiopi : 5 jours
1 890 € net de taxe
Trente-cinq heures pour construire vous-même votre système : les sept critères, les preuves attendues, les trames, et le dossier monté au fil des journées. À la sortie, vous n’avez pas un prestataire : vous avez compris votre propre référentiel.
Dispensé par INSERTEK, association loi 1901, organisme de formation certifié Qualiopi (NDA 11931147393).
Finançable OPCO, FIF-PL, AGEFICE. Exonéré de TVA.
Délai d’accès : quinze jours ouvrés à compter de votre demande, trente jours calendaires si le financement passe par un OPCO dont l’accord doit être obtenu avant le démarrage. Demandez les prochaines dates.
La règle, en une phrase. Le Boot Camp est pour qui a du temps et pas de budget.
La préparation à l’audit est pour qui a du budget et pas de temps.
Et l’asymétrie mérite d’être dite en clair : une formation prise en charge en totalité peut ne rien vous coûter de votre poche ; une préparation à l’audit à 2 490 € HT vous coûte 2 988 € TTC. Si votre trésorerie décide, ce n’est pas un détail : c’est le critère principal.
Voir la préparation à l’auditCe qu’on me demande le plus souvent
Puis-je obtenir le numéro de déclaration avant d’avoir un client ?
Non. Le dossier exige une convention ou un contrat de formation déjà conclu.
C’est la première vente qui ouvre le droit à déclarer, pas l’intention de vendre.
C’est le blocage numéro un des créateurs, et il se dénoue toujours de la même façon : vendez une première action, même modeste, et déposez dans les trois mois qui suivent.
Je débute. Dois-je attendre d’avoir un historique de formations ?
Non, et attendre vous coûterait votre meilleur avantage. Une seule condition : qu’une action ait démarré dans chaque catégorie demandée.
Une formation longue à peine commencée suffit ; signer une convention ne suffit pas. C’est le prérequis de déclenchement posé à l’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié, et rappelé au § 7.5 du questions-réponses du ministère.
Ce prérequis rempli, vous êtes nouvel entrant au sens du même article : prestataire dans sa première année d’activité. Et c’est la position la plus favorable du dispositif, parce que onze indicateurs (2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32) sont audités sur la formalisation de votre processus, pas sur sa mise en œuvre.
Celle-ci sera vérifiée plus tard, à la surveillance, dont la durée est alors majorée d’une demi-journée.
Traduction : on ne peut pas vous demander des preuves d’exécution que vous ne pouvez pas avoir. Attendre « d’avoir du volume » vous fait perdre cet allègement et vous fait arriver avec trois ans de dossiers imparfaits à montrer, au lieu d’un processus propre.
Combien de temps entre la déclaration et la certification ?
Je ne promets pas de délai, et méfiez-vous de ceux qui le font. J’ai vu des organismes certifiés en moins de dix jours une fois prêts, d’autres en trente : la variable, c’est la disponibilité de votre certificateur, pas votre dossier.
Ce qui dépend de vous : être prêt, et réserver votre date tôt. L’auto-diagnostic vous dit en huit minutes où vous en êtes et combien de jours votre audit durera.
Le CFA, c’est la même démarche ?
Non. L’apprentissage ajoute des obligations propres (conventions tripartites, référent mobilité, lien avec l’employeur), et l’audit porte alors sur le périmètre le plus large du référentiel, sans allègement.
C’est pour cela que l’accompagnement CFA est à 3 490 € HT et non 2 490 €. Si vous visez l’apprentissage à terme, dites-le dès le départ : l’ajouter plus tard coûte 1 490 € de plus.
J’ai déjà une société. Dois-je en créer une autre pour former ?
Pas nécessairement. Ce qui compte, c’est que l’objet social permette la formation et que le code d’activité soit cohérent.
Une société existante peut déclarer une activité de formation sans être recréée.
En revanche, si la formation devient une activité significative, la séparer facilite le pilotage, le bilan pédagogique et financier, et l’audit. C’est une question de gestion, pas une obligation, et c’est ce qu’on regarde en rendez-vous.
Ce qu’il faut retenir
Vendez d’abord, déclarez ensuite, tracez dès le premier jour.
- Le numéro de déclaration n’est pas un agrément : il s’obtient de droit, sur dossier, dès la première prestation vendue.
- Il faut une convention conclue pour déposer. Vendez une première action, puis déposez dans les trois mois.
- Qualiopi ne sert qu’à accéder aux fonds publics et mutualisés. Si aucun de vos clients ne passe par un OPCO, elle n’a pas d’urgence.
- Le bilan pédagogique et financier est annuel et obligatoire, dès la première année. Sans activité déclarée, le numéro devient caduc, et il faut redéposer un dossier avant de pouvoir être certifié.
- Tracer dès le premier jour coûte dix minutes par action. Reconstituer dix-huit mois plus tard coûte des semaines. C’est la seule économie réelle de ce parcours.