Déclarer son activité

1L’essentiel

• Qui : toute personne qui vend une action de formation, un bilan de compétences, un accompagnement à la VAE ou une formation par apprentissage, y compris en sous-traitance.
• Quand : au plus tard trois mois après la première convention ou le premier contrat de formation signé, auprès du préfet de région, en pratique par le téléservice Mon Activité Formation.
• Ce que cela vaut : un enregistrement, pas une autorisation. Il se perd si le bilan pédagogique et financier n’est pas envoyé, et son absence peut valoir, depuis le 27 juin 2026, un avertissement ou une amende administrative de 4 000 € au plus par manquement.

2Ce que dit le texte

Une obligation qui naît de la première vente

L’article L.6351-1 du code du travail pose la règle en une phrase : « Toute personne qui réalise des actions prévues à l’article L. 6313-1 dépose auprès de l’autorité administrative une déclaration d’activité, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle. »

Les actions visées sont les quatre catégories de l’article L.6313-1 : actions de formation, bilans de compétences, actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage.

L’article R.6351-1 fixe le délai : la déclaration est effectuée au plus tard dans les trois mois qui suivent la conclusion de la première convention ou du premier contrat. Elle est adressée au préfet de région, et peut l’être par le téléservice Mon Activité Formation (R.6351-13).

La région compétente

L’organisme se déclare, à son choix, dans la région de son principal établissement, de sa direction effective ou de son siège social (R.6351-2). Un organisme dont le siège est hors de France désigne un représentant domicilié en France et se déclare dans la région de ce représentant (R.6351-3).

Cette seconde obligation ne vise pas l’organisme d’un autre État de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen qui intervient en France de manière occasionnelle.

Ce que contient le dossier

La déclaration indique la dénomination, l’adresse, l’objet de l’activité et le statut juridique du déclarant, ainsi que ses autres activités le cas échéant (R.6351-4). Dans sa rédaction en vigueur depuis le 1^er août 2025, l’article R.6351-5 exige six pièces :

1. le justificatif d’attribution du numéro SIREN ;
2. le bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant, ou du déclarant s’il est une personne physique ;
3. la copie de la première convention ou du premier contrat de formation, ou, pour un CFA d’entreprise, d’un contrat d’apprentissage ;
4. pour une personne morale de droit privé qui forme par apprentissage, hors CFA d’entreprise, la copie de ses statuts ;
5. lorsqu’elles ne figurent pas déjà dans la convention, les informations sur le contenu des actions, leur organisation et leurs moyens, ainsi que la liste des intervenants, avec leurs titres et qualités, le lien entre ces titres et la prestation, et le lien contractuel qui les unit à l’organisme ;
6. une pièce d’identité en cours de validité du déclarant ou du dirigeant, ou un justificatif numérique d’identité garanti par l’État.

Le micro-entrepreneur relevant du régime micro-social, dont le chiffre d’affaires reste sous le plafond du régime micro pour les prestations de services (article 50-0 du code général des impôts), est dispensé des pièces 3 et 5. Il joint à la place une présentation succincte de son activité, selon un modèle fixé par arrêté, et tient la première convention à disposition de l’administration (R.6351-5, II).

L’instruction, et le silence de l’administration

L’administration dispose de dix jours ouvrés après réception du dossier pour demander un justificatif complémentaire : sur la première prestation, son public, sa nature, ou sur les titres des intervenants. L’organisme a alors douze jours ouvrés pour répondre (R.6351-5, III).

Le préfet de région délivre un récépissé portant le numéro d’enregistrement dans les deux mois qui suivent le dossier complet (R.6351-6). Jusqu’à ce récépissé ou à un refus notifié, l’organisme est réputé déclaré, et le silence gardé pendant deux mois vaut enregistrement (R.6351-6-1).

Sept motifs de refus, dont trois depuis le 27 juin 2026

L’enregistrement peut être refusé, par une décision motivée, dans les cas limitativement énumérés à l’article L.6351-3 :

1. les prestations de la première convention ne relèvent pas des actions de l’article L.6313-1 ;
2. les règles de réalisation des actions de formation (convention, contrat, programme) ne sont pas respectées ;
3. les statuts d’un organisme qui forme par apprentissage ne mentionnent pas expressément cette activité dans leur objet ;
4. une pièce justificative manque ;
5. nouveau : l’organisme ne dispose pas de locaux lui permettant de réaliser des actions de formation par apprentissage ;
6. nouveau : le dirigeant, de droit ou de fait, a vu dans les quatre années précédentes un enregistrement annulé pour avoir établi ou utilisé intentionnellement des documents destinés à obtenir indûment un enregistrement, une aide ou un paiement ;
7. nouveau : le dirigeant a fait l’objet, dans les cinq années précédentes, d’une décision de rejet et de versement à la suite d’un contrôle, sans justifier de son règlement.

Avant tout recours devant le juge, le refus se conteste obligatoirement par une réclamation adressée à l’autorité qui l’a pris (R.6351-11).

La vie du numéro après l’enregistrement

• Modification : toute modification d’un élément de la déclaration fait l’objet d’une déclaration rectificative dans les trente jours. La cessation d’activité se déclare dans le même délai (L.6351-5 et R.6351-8).
• Caducité : la déclaration devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsqu’il n’a pas été adressé (L.6351-6). Ce bilan est dû avant le 30 avril de chaque année (R.6352-23).
• Annulation : à l’issue d’un contrôle, le préfet annule l’enregistrement dans cinq cas, dont des prestations étrangères au champ de la formation, l’établissement ou l’usage intentionnel de documents destinés à obtenir indûment un enregistrement ou un paiement et, depuis le 27 juin 2026, l’absence de locaux pour l’apprentissage (L.6351-4). L’organisme est d’abord invité à présenter ses observations.
• Suspension : nouvelle depuis le 27 juin 2026, elle peut être prononcée en cours de contrôle, pour quatre mois au plus, en cas de manquement ou d’indices sérieux de fraude, après observations de l’organisme (L.6351-4-1).
• Publicité de la liste : la liste des organismes déclarés et à jour de leur bilan pédagogique et financier est publique (L.6351-7-1).

Deux formules à reproduire à la lettre

Sur les conventions, et à défaut sur les devis, bons de commande, factures ou contrats, à l’exception de la toute première convention : « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro … auprès du préfet de région de … » (R.6351-6).

Dans une publicité, si le numéro est mentionné, il l’est sous cette seule forme : « Enregistrée sous le numéro … Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. » (L.6352-12).

La sanction, depuis le 27 juin 2026

La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 a remplacé les sanctions pénales applicables aux organismes de formation par des sanctions administratives. Un manquement aux articles L.6351-1, L.6351-2 ou L.6351-5 peut valoir un avertissement ou une amende, prononcés par l’autorité administrative sur le rapport des agents de contrôle (L.6356-1).

L’amende atteint 4 000 € au plus par manquement. Ce plafond est majoré de 50 % en cas de nouveau manquement de même nature dans l’année qui suit la notification d’un avertissement, et doublé en cas de nouveau manquement de même nature dans les deux ans qui suivent la notification d’une amende (L.6356-2).

3Comment faire

1. Vérifier que vous êtes concerné. Vous vendez une prestation relevant de l’une des quatre catégories, en direct ou en sous-traitance ? Vous l’êtes. Les cas limites sont traités dans les questions fréquentes.
2. Disposer d’un SIREN, et pour un futur CFA, de statuts qui mentionnent expressément la formation par apprentissage dans l’objet social.
3. Signer une première convention irréprochable. C’est elle que l’administration lit en premier : intitulé, objectif et contenu, moyens, durée et dates, effectif, modalités de suivi et d’évaluation, prix et modalités de paiement. Elle n’a pas à porter de numéro, puisque vous n’en avez pas encore.
4. Rassembler les six pièces dans la foulée, en soignant la liste des intervenants : pour chacun, ses titres, en quoi ils justifient la prestation, et son statut (salarié, sous-traitant, bénévole).
5. Déposer sur Mon Activité Formation, avec votre SIRET et une adresse électronique que vous consultez, dans la région de votre choix parmi celles que permet l’article R.6351-2.
6. Surveiller votre messagerie pendant les dix jours ouvrés qui suivent : une demande de complément laisse douze jours ouvrés pour répondre.
7. Recevoir le récépissé, en principe sous deux mois. Vous êtes réputé déclaré dans l’intervalle.
8. Faire vivre le numéro : le reporter sur les documents contractuels, envoyer le bilan pédagogique et financier avant le 30 avril, déclarer toute modification sous trente jours.

4Les erreurs fréquentes

• Attendre le numéro pour vendre. C’est l’inverse : la première convention signée est une pièce du dossier. Sans vente, il n’y a rien à déclarer.
• Déposer avec un devis non signé ou une convention incomplète. Une convention qui ne décrit pas une action de formation au sens de la loi ouvre droit au refus, au titre des 1° ou 2° de l’article L.6351-3.
• Présenter le numéro comme un agrément. « Organisme agréé », « habilité par l’État » : la loi impose une formule unique, et elle dit précisément le contraire.
• Oublier la déclaration rectificative. Déménagement, nouveau dirigeant, nouvelle dénomination, ouverture de l’apprentissage : trente jours, et un manquement désormais sanctionnable par amende.
• Ne pas envoyer le bilan pédagogique et financier d’une année creuse. Un bilan absent rend la déclaration caduque, au même titre qu’un bilan sans activité.
• Une liste d’intervenants réduite à des noms. Le texte demande, pour chacun, le lien entre ses titres et la prestation. C’est la pièce qui appelle le plus souvent une demande de complément.
• Sous-traiter sur le CPF à un formateur non déclaré. La loi exige que le sous-traitant soit déclaré avant d’intervenir, et si le sous-traitant cesse de remplir les conditions de référencement exigées, c’est le donneur d’ordre que la Caisse des dépôts déréférence, après mise en demeure (L.6323-9-2).

5Ce que regarderont l’auditeur, la DREETS ou le financeur

L’auditeur Qualiopi

La certification est rattachée au numéro de déclaration d’activité : c’est ce numéro que porte le certificat, avec le SIREN et les adresses des sites (questions-réponses du ministère, question 1.2). À l’audit initial, un organisme peut présenter la preuve d’un dépôt de moins de trois mois, mais le certificat ne sera pas délivré sans numéro (question 7.6).

À chaque audit de surveillance, l’auditeur actualise les données administratives, numéro, SIRET, dirigeant, adresses, et mesure l’effet des changements sur l’organisation (question 5.2).

La DREETS

Le service régional de contrôle de la DREETS (DRIEETS en Île-de-France) vérifie l’existence de la déclaration, sa mise à jour, l’envoi des bilans et l’exactitude des formules. Le préfet de région peut en outre demander le bulletin n° 3 du casier judiciaire de toute personne qui dirige, administre ou enseigne aux apprentis (R.6351-7).

Depuis le 27 juin 2026, il dispose d’une gamme graduée : avertissement, amende, suspension de la déclaration en cours de contrôle, annulation. L’organisme dispose d’au moins quinze jours pour présenter ses observations avant toute amende (L.6356-4).

Le financeur

OPCO, Caisse des dépôts, France Travail ou Région rapprochent le numéro, le SIRET et la raison sociale portés sur la convention et la facture. Un numéro caduc, ou qui ne correspond pas à l’entité qui facture, expose à un refus de prise en charge.

Sur le CPF, le sous-traitant doit être déclaré avant d’intervenir. Lorsqu’il cesse de remplir les conditions de référencement fixées aux 1° à 3° et 5° de l’article L.6323-9-1, la Caisse des dépôts met en demeure l’organisme donneur d’ordre, puis procède à son déréférencement (L.6323-9-2).

6Questions fréquentes

7Références et date de vérification

1. Code du travail, articles L.6351-1 A à L.6351-8 : déclaration d’activité (dont L.6351-3, L.6351-4 et L.6351-4-1 dans leur rédaction du 27 juin 2026)
2. Code du travail, articles R.6351-1 et suivants : procédure de déclaration (R.6351-5, R.6351-6-1 et R.6351-11 dans leur rédaction du 1er août 2025)
3. Code du travail, article L.6313-1 : les quatre catégories d’actions
4. Code du travail, article L.6352-12 : mention du numéro dans la publicité
5. Code du travail, article L.6323-9-2 : sous-traitance des actions financées par le CPF
6. Code du travail, articles L.6356-1 à L.6356-4 : amendes administratives
7. Loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales (articles 70 à 73, en vigueur le 27 juin 2026)
8. Ministère du Travail, DGEFP, Questions-réponses sur la certification qualité, version 2, septembre 2023 (questions 1.2, 5.2, 7.6 et 9.6)
9. Téléservice Mon Activité Formation

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